کاهش جلسات چه کمکی به روند کار می کند؟
کاهش جلسات چه کمکی به روند کار می کند؟
بیشتر سیستم خدمات پس از فروش نوشته‌ی علمی‌هایی که با زمینه جلسات نگاشته میشوند، به چگونگی می پردازند، در حالیکه برای بهبود مراحل جلسات بایستی به عوارض تشکیل نشست دقت بیشتری داشت. به عبارت دیگر گردهماییای که به عوارض غلط برگزار میشود اهمیتش در قبال اینکه چرا هنوز این عوارض و موردها غلط برای تشکیل جلسات وجود دارا‌هستند، بسیار کمتر میباشد .
کلیه? ما تجربه? حضور در جلسات بد را داشته‌ایم. جلساتی که فارغ از غرض، فرمان گردهمایی، آمادگی قبل از گردهمایی، گواهی، نرم‌افزار‌ریزی قبل، شکل‌گردهمایی، لیست اقدامات بعدی، پیگیری انجام شکل‌نشست و … برگزار می شوند. همگی? ما از چنین جلساتی بدمان می آید. کلیه? ما می خواهیم فرایند برگزاری چنین جلساتی را بهبود ببخشیم. به همین عامل میباشد که نوشته‌هایی با زمینه «مدیر جلسات» از محبوبیت متعددی برخوردار میباشند. ولی در غایت بیشتر این نوشته‌ها مارا به واکاوی و حل ایراد اساسی نمی‌رسانند. نقص مهم این میباشد که بیشتر برهه زمانی جلسات برای نظارت مقصود‌های غلط به هدر می روند .
در‌این نوشته از گروه مهندسی نرم افزار فراپیام قصد داریم با توصیه یک چاره مؤثر، برهه زمانی جلسات شمارا کاهش دهیم و در زمینه ی جلساتی کلام میکنیم که به عارضه ها نادر اهمیت و خیر شبیه هم تشکیل می گردند. تجربه نشان داده میباشد که به‌کارگیری این سفارش‌ها تا 90 درصد جلسات شمارا کاهش خواهند بخشید .
مطلقاً این صحبت به این معنی وجود ندارد که شما میتوانید فقط در 10 درصد از بازه زمانی، فعالیت‌هایتان را انجام دهید بلکه می بایست مجموع عملکرد و تلاشتان در‌این باشد که ایرادات را در طی‌های کاری بیرون از فضای نشست برطرف فرمایید. به عبارت دیگر بایستی مؤثر‌خیس و با خلق و خوی و خویی بهتر عمل نمائید و کارایی فرمائید به نتیجه ها بهتری دست یابید .
ولی سر برد در چه چیزی است؟
مقصود مهم برای برگزاری جلسات صرفا تصمیم‌گیری و سپردن مسئولیت به اشخاص میباشد. هیچ هدفی به جز این دو گزینه برای برگزاری جلسات پذیرفتنی وجود ندارد .
و آموزشی نخواهیم داشت. صرفا و صرفا غرض از تشکیل گردهمایی بایستی دو مسئله تصمیم‌گیری و سپردن مسئولیت به اشخاص باشد .
مطمئناً چهت نیل به تصمیم و مسئولیت‌سپاری بایستی تبادل داده ها داشت، فرآیند پیشرفت پروژه‌ها را به اعتنا آیتم پایش قرار بخشید، از نهایی موقعیت اصول حسابداری موضوعات اطلاع داشت، ورقه ها و مدارک را به اعتنا مطالعه کرد، درخصوص نظرها گوناگون دعوا و تبادل حیث انجام بخشید، گزینش‌های پیش رو را تجزیه و آنالیز کرد و هزینه و مزایای انجام فعالیت را گزینه محاسبه قرار اعطا کرد. البته از خاطر نبریم که‌این مورد ها هدف ها میانی ما می باشند و آنچه اهمیت داراست این میباشد که مقصود آخرین ما از تشکیل یک گردهمایی تنها و صرفا بایستی تصمیم‌گیری و مسئولیت‌سپاری باشد .
چهت نیل به اجرای مؤثر کار‌ها در کمپانی مایحتاج میباشد که مجموعه مدیریتی هوشمندانه تصمیم بگیرد، قاطعانه تفویض نماید و بی‌عیب و نقص اجرا نماید .
گردهماییای خوب میباشد که به دو غرض نخستین تمرکز نماید و سپس به سراغ مسئله سوم برود .
ضربه زدن به توپ
در صورتی‌که در کلاس‌های آموزشی تنیس و گلف کمپانی کرده باشید، مطلقاً توشه‌ها از گویش مربیتان اصطلاح ضربه زدن به وسط? توپ را شنیده‌اید. شما در‌صورتی‌که روی توپ ضربه بزنید، ضرباتی کوتاه و با کمترین اقتدار خواهید داشت .
ولی کلیه می دانیم که مقصود اساسی بازی گلف این میباشد که چرخش و نوسان توپ به موقع و در مکان مطلوب جدا خواهد شد و ضربه‌ها به هر نوعی که زده شوند، صرفا وسیله‌ای چهت نیل به‌این غرض اساسی میباشند. مقصود اساسی جلسات نیز تصمیم‌گیری و واگذاری مسئولیت میباشد. در صورتی شما گردهماییای برای دعوا و رای زنی تشکیل داه‌اید، این جلسات به عبارتی ضربه‌های کوتاه و معدود اقتدار در بازی گلف میباشند. به عبارت دیگر شما درین حالت با کمترین بضاعت و توان و قدرتتان عمل میکنید. به صورت جدا شما میخواهید از شیوه های گفت‌و‌گو به تصمیم‌گیری و واگذاری مسئولیت برسید، البته فراموش نکنید که غرض مهم دستیابی بدین دو آیتم میباشد و خیر گفت‌و‌گو !
تبادل داده ها، پایش فرآیند پیشرفت پروژه‌ها، اطلاع از نهایی حالت موضوعات، مطالعه اوراق و مدارک، دعوا و تبادل حیث و … هدف ها میانی ما میباشند و آنچه اهمیت دارااست این میباشد که مقصود آخری ما از تشکیل یک گردهمایی می بایست تصمیم‌گیری و مسئولیت‌سپاری باشد .
امروزه بخش اعظمی از اشخاص در درحال حاضر تمرین روشی از مدیر میباشند که فقط کلام در رابطه? یک ایراد را برای حل آن کافی می دانند. در واقع آنها با عزت نفس مجموع فقط وقتی به ذکر توضیحات در رابطه? عمل‌هایشان می پردازند که آن عمل‌ها کل گردیده باشند .
هیچ‌گاه نمی‌اقتدار از نقش تعهد و قبول مسئولیت به راحتی سپری شد. روشن میباشد که در صورتی‌که بشر‌ها بعداز صرف ساعت‌های طولانی مصاحبه درباره ی یک اختلال، شیوه حلی برایش پیدا نکنند، افسرده و نا‌آرزو خواهند شد.
اهمیت و بها داده ها
فکر کنید می بایست 24 ساعت آینده را در یک سلول انفرادی بگذرانید. اینجانب به شما سفارش می دهم که شماره شانسی را که در قرعه‌کشی بعد از ظهر مطلقاً چیره شود، به شما بیان کنم. کارت پاداش 100 میلیون دلاری در دسترس شماست. حاضرید چقدر برای این داده ها بپردازید؟
هیچی، حتی یک ریال.
این داده ها هیچ ارزشی ندارد به این دلیل‌که شما زندانی میباشید و عملاً هیچ کاری نمی‌توانید با آن بکنید.
به حافظه داشته باشید داده ها هنگامی گرانبها میباشند که شما با استعمال از آنها به شایسته ترین نتیجه ها دست پیدا نمایید، نتایجی که سوای داشتن داده ها وصال به آنان نا ممکن به لحاظ می رسد. به عبارت دیگر در شرایطی‌که این داده ها شمارا به سمت انجام کاری متعدد از وقتی که بدین اطللاعات دسترسی نداشتید، سوق ندهد، هیچ ارزشی ندارد.
درباره ی بلیت هم شما خیر خویش قابلیت خرید آن را دارید و خیر می توانید از فرد دیگری بخواهید که‌این فعالیت را برای شما انجام دهد، پس داده ها مرتبط با آن نیز هیچ ارزشی نخواهد داشت.
همین منوال برای جلسات نیز راست گو میباشد. در‌حالتی که برگزاری گردهماییای اعضاوجوارح را به سمت یک شیوه گوناگون و تأثیر گذار هدایت نکند، ارزشش صفر میباشد. رویه و روشی که به طبعً سوای برگزاری گرد هم آیی به آن نمی‌رسیدید.
همچنین بخوانید : اینماد چیست
یک سفارش باارزش
برای برگزاری گردهمایی ما یحتاج میباشد کل جوارح در یک بازه زمانی خاص در مکانی مشترک (حتی‌د‌ر فضای مجازی) حضور داشته باشند. این قسمت دربردارنده یک توصیه گرانبها برای شماست. بدانید که صرفا یک برهان علمی برای توجیه برگزاری نشست وجود داراست که به‌دنبال به آن اشاره می شود: طرح‌ریزی تعاملی، آنالیز استراتژی‌های محتمل، اتخاذ تصمیم‌های گروهی و واگذاری مسئولیت‌ها در سمت پیشبرد استرانژی منتخبی که به باور اعضای مجموعه قابلیت و امکان وصال به مقصود مأموریت گروه را بیش تر از پیش ارتقا خواهد اعطا کرد.
مسلماً عوارض اجتماعی و استدلالی متعددی برای به دور هم عده شدن وجود دارااست، البته غرض از برگزاری جلسات منظم زمان‌ای بیشتر پیگیری و پیشبرد وظایف محوله میباشد تا ساخت و ساز ارتباطات.
شیوه های متعددی برای به‌روز رسانی داده ها اعضای مجموعه درباره ی حالت اختراع‌ها و عمل‌های نو، اخذ گزارش‌های پیشرفت، به جریان پرت کردن داده ها، محاسبه درخواست‌ها، عنوان کردن سؤال‌ها و موضوعات، ابراز مخالفت، ذکر پیشنهادها و آیتم‌های احتمالی، سوای برگزاری جلسات و ملاقات وجود داراست.
به کار گیری از آدرس اینترنتی و اشتراک‌گذاری اوراق و حتی استعمال از طریق‌های جدیدتری مانند اشکال ابزارهای الکترونیکی به خیر این عمل‌ها را برایمان انجام میدهند.
به طبعً بایستی به صورت کلیه جانبه تأثیر راهکارهای جایگزین جلسات را بر روی چگونگی پیشبرد مأموریت مجموعه، آیتم چک قرار بخشید. برای ارزیابی این زمینه هرکدام از اعضای مجموعه موردنیاز میباشد داده ها و علم خویش را در رابطه? تهدیدات و مجال‌هایی که پیرامون دور و اطراف کارشان وجود داراست، به اشراک بگذارند.
برای مثال، گروه مدیریتی یکی‌از سه کمپانی بر‌خیس فناوری داده ها عالم که برای یک سری سال از مشورت کردن‌های ما سود می‌گرفتند، پیروز شدند جلسات هفتگی 4 ساعته? پایش پروژه‌های خویش را که از روش کلیپ کنفرانس برگزار می‌کردند، متوقف نمایند. نحوه جایگزین اشراک‌گذاری اوراق در این مجموعه به شرح پایین میباشد و هر مدیریت پروژه مکلف میباشد گزارشی در سه نصیب را فراهم نماید که مشتمل بر موردها تحت می شود:
1) شغل های انجام یافته گروه در هفته? قبلی،
2) شغل های اپ‌ریزی گردیده برای هفته? پیش رو،
3) مسائلی که برای حل آن نیاز به امداد دارا هستند.
و فقط وقتی که برای مورد 3 نیاز به تعامل کل جوارح باشد، نشست تیمی برگزار شود. در غیر این‌شکل برای مذاکره در باب جزئیات، مذاکرات فرعی میان اعضای مجموعه‌ها برگزار شود.
در این صورت نیز فقط اشخاص مربوط به مورد بدین مذاکرات دعوت خواهند شد. هیچ کس در طی این مصاحبه بدون شغل نخواهد گردهمایی و مجموع اشخاص می بایست در راستای دریافت تصمیم و واگذاری مسئولیت‌ها در سوی حل ایراد نقش فعالانه‌ای داشته باشند.
اکنون معدل بازه زمانی برگزاری جلسات در سطح مدیریتی این مجموعه آی تی به 4 ماه یک توشه رسیده میباشد که آن هم به خواسته اتخاذ استراتژی‌های نو و رابطه فی مابین منابع انسانی برگزار می گردد.
کلیه اشخاص این جلسات را که تنها10 درصد از بازه هفتگیشان را می گیرد، دوست دارا هستند.
در حال حاضر مقطع فعالیت فرا رسیده میباشد، ماژیک قرمزی بردارید و روی فرمان جلساتی که کلمه‌هایی نظیر «مشاجره و مذاکره»، «آپ دیت رسانی»، «گزارش‌دهی» و هر واژه و کلمه‌ای به غیر از تصمیم‌گیری داراست، خط بکشید و اکنون ببنید که چه جلساتی برای شما باقی می ماند.
بعد از آن برای جلسات ما‌نده این سه سؤال را از خودتان بپرسید:
– در حالتی‌که این گردهمایی پیروزی آمیز باشد، چه فعالیت متفاوتی انجام خوا هیم بخشید؟
– چرا برای انجام این عمل نیاز به برگزاری گردهمایی داریم؟
– این گرد هم آیی چه گونه به ما در وصال به راس گیری چک هدف ها مجموعه کمک خواهد رساند؟
شرط می‌بندیم که با به‌کارگیری این طریق 90 درصد از جلسات شما محو خواهند شد.